Hantering av personuppgifter

I det här policydokumentet beskrivs hur Alfa Laval hanterar de personuppgifter du skickar in när du söker ett jobb. Läs noga igenom dokumentet för att förstå hur Alfa Laval använder och skyddar uppgifterna du tillhandahåller.

Ansöka via Alfa Laval-portalen

Onlinerekryteringssystemet tillhandahålls och drivs av Alfa Laval och tredjeparts-leverantörer. Genom att skicka in dina personliga uppgifter godkänner du att Alfa Laval lagrar och använder dem i enlighet med denna policy. Policyn kan komma att ändras och eventuella framtida ändringar kommer att meddelas på denna sida. Genom att fortsätta använda denna rekryteringswebbplats godkänner du sådana ändringar. Vi rekommenderar att du kontrollerar sekretesspolicyn varje gång du besöker denna webbplats.

Observera att vi inte accepterar ansökningar som skickas via e-post eller på andra sätt.

1. Den personuppgiftsansvariges skyldigheter

Alfa Laval AB är personuppgiftsansvarig för de uppgifter om dig som vi samlar in och behandlar för rekryteringsändamål. Tillsynsmyndigheten för personuppgifter insamlade via vår webbplats https://www.alfalaval.com är svenska Datainspektionen, https://www.datainspektionen.se/. Alfa Laval samlar endast in och/eller behandlar personuppgifter i enlighet med tillämpliga sekretesslagar.

2. Vilka uppgifter samlar vi in?

Uppgifterna om dig som vi kan komma att samla in, lagra och behandla anges nedan:

  • Följande uppgifter samlas in och behandlas:
  • Ditt namn*
  • Din e-postadress*
  • Ditt telefonnummer*
  • CV / förteckning över tidigare anställningar*
  • Jobbpreferenser inklusive roll, geografiska områden och lön*
  • Annan arbetsrelaterad information som du tillhandahåller, till exempel utbildningsbevis*
  • Vi kan också samla in och behandla följande personliga uppgifter:
  • Ditt medborgarskap
  • Din bostadsort
  • Pass
  • I vissa fall tillstånd och visum
  • Födelsedatum
  • Nationellt försäkringsnummer
  • Fullständig information om jobberbjudanden och placeringar samt preferenser
  • Registerutdrag från belastningsregistret och säkerhetsprövning för vissa roller
  • I vissa fall, medicinska uppgifter
  • Referenser
  • Finansiella uppgifter (inklusive men inte begränsat till löneuppgifter och -villkor, skatteuppgifter, pensionsplansuppgifter, domstolsbeslut och lagstadgade betalningar)
  • En logg över vår kommunikation med dig per e-post och telefon

Uppgifterna ska ha tillhandahållits, eller komma att tillhandahållas, av dig direkt eller av en tredje part vi samarbetar med, till exempel bemanningsföretag eller arbetsförmedlare. När det gäller referenser kommer dessa att vara från dina tidigare arbetsgivare. Observera att det är ditt ansvar att få dina referensers samtycke innan du tillhandahåller personliga uppgifter som namn och kontaktinformation.

Medicinska uppgifter kan tillhandahållas av tredje part, exempelvis din läkare, specialistläkare eller företagshälsovård. Utdrag ur belastningsregistret och resultat från säkerhetsprövning inhämtas om tillämpligt av externa serviceföretag beroende på placeringen.

3. Så använder vi uppgifterna

Personuppgifterna samlas in för att underlätta rekryteringsprocessen och används för anonymiserade rapporteringsändamål.

Uppgifterna under (A) ovan kan användas på följande sätt:

  • För att utvärdera dig som potentiell kandidat till lediga positioner som du har ansökt till
  • För att jämföra dina färdigheter med de listade lediga jobben och hitta dem som passar dig bäst
  • För att hålla dig informerad om tillgängliga arbetstillfällen när de uppstår

Uppgifterna under (B) ovan kan användas på följande sätt:

  • För att fastställa att du har rätt att arbeta i relevanta jurisdiktioner
  • För att vidta relevanta säkerhets- och belastningsregisterkontroller enligt vad som krävs av och är tillåtet enligt lag
  • För att hantera medicinska frågor och säkerhetsfrågor gällande vissa positioner, i enlighet med lagen
  • För att upprätta avtal och handlingar efter att en tjänst har blivit tillsatt

4. Så hanterar vi de uppgifter du lämnar

Personuppgifter anges som en del av en ansökan och lagras i vår databas, och all information finns tillgänglig för en sökande att "återanvända" som en del av en framtida ansökan.

Om din ansökan leder till att du blir erbjuden och tackar ja till en anställning på Alfa Laval kommer dina personliga uppgifter att lagras och underhållas av Alfa Laval enligt "Data Privacy Global Policy and Guidelines for Human Resources".

Om du inte blir anställd kan dina personliga uppgifter komma att lagras i vårt rekryteringssystem för framtida jobbmöjligheter på Alfa Laval. När du skickar in en ansökan ber vi om ditt samtycke till att vi lagrar dina uppgifter för detta ändamål.

5. Vilken är den rättsliga grunden för informationsbehandlingen?

Vi kommer att vara beroende av ditt samtycke för att kunna behandla information märkt med en * ovan, vilken samlas in i början av rekryteringsprocessen.

Uppgifter och handlingar som fastställer att du har rätt att arbeta behandlas av oss eftersom vi är skyldiga att göra det enligt lagen.

Vad gäller medicinsk information kommer vår grund för behandling av denna kategori av personuppgifter att bero på omständigheterna, men skälen brukar vara något av följande: Det krävs för att skydda hälsa och säkerhet eller för att förhindra diskriminering på grund av funktionshinder, eller, i förekommande fall, att du har lämnat ditt uttryckliga samtycke till det, enligt vad som anges i art. 9 i GDPR.

Uppgifter vad gäller utdrag ur belastningsregistret, vilka är relevanta för vissa anställningar, kommer att behandlas på grund av att vi måste följa tillämplig lag. I vissa fall kan vi begära ditt samtycke.

När du blir erbjuden en anställning behandlar vi dina personuppgifter, inklusive finansiell information, för att upprätta anställningsavtal med dig och möjliggöra löneutbetalningar, utifrån de specifika avtalsbestämmelserna och omständigheterna.

För att kunna betala ut lön kan vi enligt lag vara skyldiga att lämna uppgifter till skattemyndigheten, tillämpliga pensionsplansleverantörer, försäkringsleverantörer mfl.

I samband med anställningen kan vi också behandla dina uppgifter på grundval av våra berättigade intressen, till exempel för administrativa ändamål.

Ytterligare uppgifter om Alfa Lavals behandling av de anställdas personuppgifter kommer att skickas separat.

6. Utlämnande av information

Tillgången till dina uppgifter är begränsad till Alfa Laval-anställda som är inblandade i rekryteringsprocessen. Beroende på omständigheterna kan även auktoriserade tredje parter, som byråer och IT-administratörer som bistår Alfa Laval i rekryteringsprocessen, få tillgång till dina uppgifter.

7. Dina rättigheter

Som enskild har du rättigheter som du under vissa omständigheter kan utöva i relation till de personuppgifter om dig som vi innehar. Dessa rättigheter är att:

  • Begära bekräftelse på att Alfa Laval behandlar dina personuppgifter, och om så är fallet få tillgång till dina personuppgifter och begära viss information vad gäller behandlingen.
  • Begära rättelse av dina personuppgifter.
  • Begära radering av dina personuppgifter.
  • Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.
  • Motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Om du vill utöva någon av dessa rättigheter, vänligen registrera dina krav här.

8. Rätt att återkalla samtycke

Du kan när som helst begära att få återkalla ett samtycke där samtycke utgör laglig grund för vår insamling och behandling av dina personuppgifter. Det gör du genom att antingen logga in på din kandidathemsida till det konto som du upprättade när du ansökte till tjänsten och då välja att “återkalla din ansökan“ eller “begära återtagande av samtycke“ här. När vi har blivit underrättade om att du har återkallat din ansökan kommer vi inte längre att behandla dina uppgifter för de ändamål som du ursprungligen gav ditt samtyckte till, om det inte finns tvingande legitima skäl för vidare behandling som åsidosätter dina intressen, rättigheter eller där behandling krävs för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

9. Så skyddar vi dina uppgifter

Vi implementerar och upprätthåller lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som är utformade för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig, olaglig eller obehörig förstörelse, förlust, ändring, åtkomst, avslöjande eller användning.

10. Internationella uppgiftsöverföringar

Alfa Laval är en företagskoncern som arbetar globalt. Dina uppgifter kan därför bli hanterade utanför det land i vilket dina personuppgifter ursprungligen blev insamlade i. Dessa länder kan då ha en annan lägre laglig nivå
avseende sekretess och dataskydd än de lagar som är baserade på EU/EEA lagen om dataskydd.

Dina uppgifter kan därför användas globalt av Alfa Laval i samband med rekryteringsprocessen. Vi kommer alltid att förvissa oss om att det finns en rättslig grund och en relevant skyddsmetod för sådan uppgiftsöverföring, så att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med och respekterar EU-lagar och andra tillämpliga lagar och bestämmelser om dataskydd. I vissa fall förlitar vi oss uteslutande på ditt samtycke till att exportera uppgifter till en mottagare utanför EU / EES.

Dina personuppgifter sparas i vårt globala rekryteringssystem (server lokaliserad på Irland) och är tillgängliga för våra rekryterare inom Alfa Laval, både inom och utanför EU och EES (Europeiska ekonomiska samarbetsområdet). För att öka synligheten av din profil i det globala rekryteringssystemet kan du välja att låta vårt globala team av rekryterare få åtkomst till dina personuppgifter. Observera att tillåtelse av global åtkomst innebär överföring och / eller tillåtelse av tillgång till dina personuppgifter till parter och / eller personer bosatta utanför EU / EES. Alfa Laval arbetar för att upprätta enhetliga uppförandekoder i hela vår organisation; Däremot kan delning av (personliga) data utanför EU / EES medföra ökade risker för integriteten av dina uppgifter på grund av lokal lagstiftning i länder / stater utanför EU / EES.

11. Lagring av uppgifter

Vi behåller bara dina personuppgifter så länge som krävs för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in och behandlades, inbegripet för ändamålet att uppfylla alla lag-, regel, redovisnings- eller rapporteringskrav.

Om du inte får jobbet kommer din ansökan, inklusive dina personuppgifter, att lagras på Alfa Lavals portal i Alfa Lavals rekryteringssystem under en period av 1 år efter avslutad rekrytering, enligt Alfa Laval Corporate Retention Guideline, om du inte är bosatt i ett av de länder som anges nedan. Du hittar mer information i tabellen nedan med landspecifika krav enligt lokal praxis eller lagstiftning.

Land period som uppgifter lagras efter avslutad rekrytering period som uppgifter lagras i kandidatverktyg
Tyskland, Österrike, Schweiz, Storbritannien 6 månader 1 år
Sverige, Finland, Frankrike 2 år 2 år
USA 4 år 4 år
Övriga länder 1 år 1 år

Efter lagringsperioden behöver vi ett förnyat samtycke för att kunna bevara din profil. Din profil, inklusive alla personuppgifter, tas bort / raderas om inte samtycket förnyas. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för ovan angivna ändamål, vänligen registrera din begäran här.

12. Invändningar

Om du har synpunkter på vårt sätt att samla in och behandla dina personuppgifter ska du delge oss dem först och främst, eller direkt till tillsynsmyndigheten, den svenska Datainspektionen på datainspektionen@datainspektionen.se.

13. Ändringar i sekretessmeddelandet

Denna sekretesspolicy kan när som helst ändras av oss för att återspegla förändringar i vår process och/eller lagstadgade krav avseende sekretess.

14. Kontakt

Vänligen skicka eventuella frågor, kommentarer och förfrågningar om vår databehandlingspraxis

15. Uppgiftsskydd

De personuppgifter du lämnar i din ansökan och som en del av rekryteringsprocessen bevaras och behandlas endast för Alfa Lavals nuvarande och kommande urvalsprocesser och i samband med eventuell efterföljande anställning eller placering, om inget annat anges. Dina uppgifter lagras endast så länge som tillåts enligt gällande lagstiftning för att därefter förstöras (eller anonymiseras).

Att du skickar in dina personuppgifter och din ansökan innebär att du:

(1) förklarar dig ha läst, förstått och accepterat det som anges i denna dataskyddsklausul,

(2) intygar att uppgifterna i ansökan är fullständiga och så vitt du vet sanna, och att du förstår att avsiktliga utelämnanden och felaktiga påståenden kan leda till att din ansökan avslås eller till att du sägs upp,

(3) ger ditt samtycke till behandling av informationen i denna ansökan och andra personuppgifter som du kan ange separat på det sätt och i den omfattning som beskrivs, och

(4) tillåter Alfa Laval att verifiera eller få verifierat på deras vägnar alla påståenden i ansökan och att göra nödvändiga referenskontroller,

(5) tillåter Alfa Laval att behålla dina personuppgifter i vår kandidatpool om din ansökan inte lyckas, för att vi ska kunna kontakta dig vid framtida jobbmöjligheter på Alfa Laval. Vi kommer att bevara sådana personuppgifter i enlighet med gällande bevarandetid, som anges i avsnitt 11 därefter raderas din post.

16. Version

Detta meddelande publicerades 5 november 2019