Personvernerklæring for søkere

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Alfa Laval håndterer personopplysningene du sender inn når du søker en jobb. Les dette dokumentet nøye for å forstå hvordan Alfa Laval bruker og beskytter opplysningene du oppgir.

Søknad via Alfa Laval Portal

Det nettbaserte rekrutteringssystemet leveres og administreres av Alfa Laval og dens tredjepartsleverandør. Ved å sende inn dine personopplysninger, samtykker du i at Alfa Laval oppbevarer og bruker dem i samsvar med disse retningslinjene. Retningslinjene kan endres, og eventuelle fremtidige endringer vil bli varslet på denne siden. Ved å fortsette å bruke dette rekrutteringsstedet, godtar du slike endringer. Vi anbefaler at du sjekker personvernreglene hver gang du besøker dette nettstedet.

Vær oppmerksom på at vi ikke godtar søknader som sendes via e-post eller andre former for kommunikasjon.

1. Ansvar som behandlingsansvarlig

Alfa Laval AB er behandlingsansvarlig for informasjon om deg som vi samler inn og behandler for rekrutteringsformål. Den aktuelle tilsynsmyndigheten for personopplysninger som samles inn gjennom vår nettside ​https://www.alfalaval.com/er det svenske datatilsynet, https://www.datainspektionen.se/. Personopplysninger vil kun bli innsamlet og/eller behandlet av Alfa Laval i samsvar med gjeldende personvernlover.

2. Hvilke opplysninger samler vi inn?

Opplysninger om deg som vi kan samle inn, oppbevare og behandle er beskrevet nedenfor:

  • Opplysningene som samles inn og behandles, er som følger:
  • Ditt navn*
  • Din e-postadresse*
  • Ditt telefonnummer*
  • CV/jobberfaring*
  • Jobbpreferanser, inkludert rolle, geografiske områder og lønn*
  • Eventuell annen arbeidsrelatert informasjon du oppgir, for eksempel utdanning eller opplæringsbevis*
  • Vi kan også samle inn og behandle følgende personopplysninger:
  • Ditt statsborgerskap
  • Dine stedsdata
  • Pass
  • I noen tilfeller oppholdstillatelser og visa
  • Fødselsdata
  • Personnummer
  • Fullstendig informasjon om jobbtilbud, plasseringer og preferanser
  • Opplysninger fra sjekk i strafferegistre og sikkerhetskontroll for visse roller
  • Helseopplysninger (i visse tilfeller)
  • Referanser
  • Økonomiske opplysninger (deriblant lønnsopplysninger og lønnsvilkår, skattedata, pensjonsordninger, rettsordrer og lovbestemte trekk)
  • En logg av vår kommunikasjon med deg via e-post og telefon

Disse opplysningene vil bli oppgitt, eller vil bli levert, av deg direkte eller av en tredjepart som vi jobber med, for eksempel en rekrutteringsvirksomhet eller et vikarbyrå. Mht. referanser vil disse være fra din tidligere arbeidsgiver. Vær oppmerksom på at du er ansvarlig for å få samtykke fra referansene før du oppgir personlig informasjon som navn og kontaktinformasjon.

Helseopplysninger kan leveres av en tredjepart, for eksempel lege, konsulent eller yrkeshelsetjeneste. Data fra strafferegistre og sikkerhetsklareringskontroll, hvis det er relevant, vil bli levert av en ekstern tjenesteleverandør for det aktuelle stedet.

3. Slik bruker vi informasjonen

Personopplysningene samles for å lette rekrutteringsprosessen og brukes til anonymiserte rapporteringsformål.

Opplysningene under (A) ovenfor kan brukes som følger:

  • For å evaluere deg som en potensiell kandidat til ledige stillinger som du har søkt på.
  • For å matche dine kvalifikasjoner med ledige stillinger for å hjelpe deg med å finne de stillingene som passer best for deg
  • For å holde deg informert om ledige stillinger

Opplysningene under (B) ovenfor kan brukes som følger:

  • For å fastslå at du har rett til å arbeide i de aktuelle jurisdiksjonene
  • For å gjennomføre relevante sikkerhets- og strafferegisterkontroller slik det er påkrevd og tillatt etter loven
  • For å behandle eventuelle medisinske og helsemessige sikkerhetsspørsmål knyttet til bestemte stillinger slik dette er tillatt etter loven
  • For å sette opp avtaler og dokumentasjon når en ansettelse er avtalt.

4. Slik behandler vi opplysningene som er oppgitt av deg.

Personopplysninger oppgis som en del av en søknad og lagres i vår database, og opplysningene er tilgjengelig for en søker til "gjenbruk" som en del av en fremtidig søknad.

Hvis din søknad resulterer i et tilbud og du aksepterer en stilling i Alfa Laval, vil dine personopplysninger bli oppbevart og vedlikeholdt av Alfa Laval i henhold til "Global personvernerklæring og personalretningslinjer"

I tilfelle søknaden din ikke fører frem, kan du oppbevare dine personlige opplysninger i vår talentportal for fremtidige jobbmuligheter i Alfa Laval. Ved å sende inn søknad, ber vi om samtykke til å oppbevare opplysningene i talentportalen for fremtidige referanser.

5. Hva er det juridiske grunnlaget for behandling av informasjonen?

Vi baserer oss på ditt samtykke til å behandle informasjonen merket med * over og som samles inn i begynnelsen av rekrutteringsprosessen.

Informasjon og dokumentasjon som fastslår at du har rett til å arbeide behandles av oss, ettersom vi er lovlig forpliktet til å gjøre det.

Med hensyn til helseopplysninger vil grunnlaget for behandlingen av denne kategorien av personopplysninger avhenge av omstendighetene, men vil vanligvis skje av en av følgende grunner: Det er nødvendig å beskytte helse og sikkerhet eller hindre diskriminering på grunn av funksjonshemming eller, hvis det er aktuelt, du har gitt ditt eksplisitte samtykke, slik det fremgår av art. 9 i GDPR.

Opplysninger i forbindelse med strafferegistre, som er relevant for visse stillinger, vil bli behandlet basert på av at vi overholder gjeldende lov. I enkelte tilfeller kan vi kreve samtykke.

Når det er funnet en stilling til deg, behandler vi dine personopplysninger, inkludert økonomiske opplysninger, med sikte på å inngå en arbeidsavtale for å oppfylle en rolle og gjøre det mulig for oss å avlønne deg, avhengig av de spesifikke avtaleforholdene og omstendighetene.

For å kunne utbetale lønn, er vi der det er relevant, juridisk forpliktet til å oppgi opplysninger til gjeldende skattemyndigheter, pensjonsytelsesleverandører, forsikringsselskaper.

Når et ansettelsessted er fastslått, kan vi også behandle opplysningene dine på grunnlag av våre berettigede interesser, dvs. for administrative formål.

Ytterligere opplysninger om Alfa Lavals behandling av personopplysninger for sine ansatte vil bli formidlet separat.

6. Innsyn i dine opplysninger

Tilgang til dine opplysninger er begrenset til Alfa Laval-ansatte som er involvert i rekrutteringsprosessen. Avhengig av omstendighetene i saken, kan autoriserte tredjeparter, for eksempel byråer og IT-administratorer som bistår Alfa Laval i ansettelsesprosessen også få tilgang til dine opplysninger.

Med unntak av det som er oppgitt i disse retningslinjene eller i henhold til loven, vil dine personopplysninger ikke bli formidlet til tredjepart uten ditt skriftlige samtykke.

7. Dine rettigheter

Du har rettigheter som enkeltperson som du kan utøve under visse omstendigheter i forhold til de personopplysningene vi innehar. Disse rettighetene innebærer å:

  • be om bekreftelse på om Alfa Laval behandler dine personopplysninger, samt rett til å be om innsyn i dine personopplysninger (vanligvis betegnet som en «forespørsel om innsyn») og be om visse opplysninger i forbindelse med behandlingen.
  • be om korrigering av dine personopplysninger;
  • be om sletting av dine personopplysninger;
  • be om begrensning av behandling av dine personopplysninger;
  • fremme innsigelse mot behandlingen av dine personopplysninger.

Hvis du vil utøve en av disse rettighetene, vennligst registrer din forespørsel her.

8. Retten til å trekke tilbake samtykke

Du kan til enhver tid be om å trekke tilbake samtykket i tilfeller der samtykket utgjør den lovlige hjemmelen for vår innsamling og behandling av dine personopplysninger. Du kan enten logge deg inn på din kandidat side med kontoen som du opprettet i forbindelse med søknadsprosessen, og velge «trekk min søknad», eller be om at ditt samtykke trekkes tilbake her.Så snart vi har mottatt melding om at du har trukket tilbake ditt samtykke, vil vi ikke lenger behandle opplysningene dine for de formålene du opprinnelig ga samtykket ditt til, med mindre det er tungtveiende berettigede grunner for videre behandling som tilsidesetter dine interesser, rettigheter og friheter, eller for etablering, utøvelse eller forsvar av juridiske krav.

9. Slik beskytter vi opplysningene dine

Vi implementerer og vedlikeholder formålstjenlige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak designet for å beskytte dine persondata mot tilfeldige, ulovlige eller uautoriserte ødeleggelser, tap, endring, tilgang, avsløring eller bruk.

10. Dataoverføringer utenfor EU/EØS

Alfa Laval er en gruppe selskaper som opererer globalt, dine opplysninger kan derfor brukes utenfor det landet hvor dine personaldata var innhentet. Disse landene vil kanskje ikke ha det samme nivået av personvern- og databeskyttelseslover som kreves i Alfa Laval som er basert på EU/EØS personvernlov.

Dine data vil mulig bli benyttet globalt i forbindelse med rekrutteringsprosesser i Alfa Laval. Vi vil alltid sikre at det finnes en lovlig hjemmel og en relevant beskyttelsesmetode for slik dataoverføring, slik at personopplysningene dine behandles på en måte som er i samsvar med og respekterer EUs lover og andre gjeldende lover og forskrifter om personvern. I enkelte tilfeller vil eksport av data til en mottaker utenfor EU/EØS utelukkende være basert på ditt samtykke.

Dine personaldata blir oppbevart i vår globale rekrutterings plattform (server lokalisert i Irland) som våre rekrutterer i Alfa Laval, både innenfor og utenfor EU/EØS har tilgang til. For å øke synligheten av din profil i den globale plattformen, kan du velge å tillate at vårt globale rekrutteringsteam skal få tilgang til dine personaldata. Ved å tillate global tilgang vil det medføre overføring, og/eller tilgang til dine personaldata for parter og/eller personer som oppholder seg utenfor EU/EØS. Alfa Laval jobber mot å oppnå felles etiske retningslinjer for hele organisasjonen, deling av (personal) data utenfor EU/EØS kan imidlertid medføre økt risiko av integriteten til dine data som følge av lokal lovgivning i land/stater utenfor EU/EØS.

11. Dataoppbevaring

Vi beholder bare dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn til og behandlet for, for å tilfredsstille juridiske krav, forskrifter, regnskaps- eller rapporteringskrav.

Hvis du ikke får jobben, vil søknaden din, inkludert dine personopplysninger, bli oppbevart i Alfa Laval-portalen i en periode på 1 år etter rekrutteringen, i henhold til Alfa Lavals konsernretningslinjer for dataoppbevaring, med mindre du er hjemmehørende i et av landene på listen under. Du finner mer informasjon i nedenstående tabell med landsspesifikke behov i henhold til lokal praksis eller lovgivning.

Land datalagringsperiode etter fullført ansettelse datalagringsperiode i kandidat verktøyet
Tyskland, Østerrike, Sveits, Storbritannia 6 måneder 1 år
Sverige, Finland, Frankrike 2 år 2 år
USA 4 år 4 år
Alle andre land 1 år 1 år

Etter oppbevaringsperioden krever vi fornyet samtykke for å opprettholde profilen din. Din profil, inkludert alle personopplysninger, blir fjernet/slettet med mindre samtykket fornyes. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket til de formålene som er nevnt ovenfor, ved å be om dette her.

12. Bekymringer

Hvis du er bekymret for måten vi samler inn eller bruker dine personopplysninger på, bør du i første omgang ta opp bekymringen med oss, eller direkte til den tilsynsmyndighetene, det svenske datatilsynet på datainspektionen@datainspektionen.se.

13. Endringer i personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen kan endres av oss når som helst, for å gjenspeile endringer i vår behandlingspraksis samt annen relevant lovgiving om personvern.

14. Kontakt

Rett spørsmål, kommentarer og forespørsler om vår databehandlingspraksis her.

15. Personvernerklæring

Personopplysningene du oppgir i søknaden din og som en del av ansettelsesprosessen, vil kun oppbevares og behandles i henhold til gjeldende og fremtidige utvelgelsesprosesser i Alfa Laval, og i forbindelse med senere ansettelse eller plassering, med mindre annet er angitt. Dine opplysninger beholdes bare så lenge det er tillatt i gjeldende lovgivning og deretter destruert (eller anonymisert).

Ved å sende inn dine personopplysninger og din søknad:

(1) erklærer du at du har lest, forstått og akseptert utsagnene som er angitt i denne personvernklausulen;

(2) erklærer du at informasjonen som er oppgitt i søknaden er komplett og sannferdig etter ditt beste skjønn, og forstår at bevisste utelatelser og feilaktige utsagn kan føre til at søknaden blir avvist eller til avskjedigelse;

(3) gir du ditt samtykke til behandling av informasjonen i denne søknaden og andre personopplysninger sin du måtte oppgi separat på den måten og i den grad dette er beskrevet; og

(4) gir du Alfa tillatelse til å verifisere eller få verifisert på sine vegne alle utsagn i denne søknaden og foreta nødvendige referansekontroller.

(5) tillater du at Alfa Laval beholder dine personopplysninger dersom søknaden din ikke når frem i vår talentsamling, slik at vi kan kontakte deg ved fremtidige jobbmuligheter hos Alfa Laval. Vi beholder slike personopplysninger i henhold til gjeldende oppbevaringsperiode, som erklært i paragraf 11, deretter vil dine opplysninger bli slettet.

16. Versjon

Denne erklæring var publisert 5. november 2019.